URGENSI PENATAAN LAYOUT KANTOR DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN

URGENSI PENATAAN LAYOUT KANTOR DALAM UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN

Oleh

Dona Rulla Hadiatna

165211008

Program Studi D3 Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Bandung

Email : Donarulla8@gmail.com

Abstrak

Pada era modern ini, setiap perusahaan mempunyai ciri khas tersendiri dari kantornya, salah satunya yaitu layout kantor yang digunakan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh layout kantor terhadap efektifitas kerja karyawan. Metode yang digunakan yaitu metode tinjauan pustaka. Untuk mendapatkan informasi, maka dilakukannya tinjauan-tinjauan dan analisis dari beberapa referensi buku maupun jurnal yang ada. Hasil analisis menunjukan bahwa layout kantor sangatlah berpengaruh terhadap efektivitas kerja karyawan. Penataan layout kantor yang baik dan tepat dapat menciptakan rasa nyaman di kantor, dan hal tersebut juga dapat mempengaruhi efektifitas kerja karyawan yang pada akhirnya berdampak baik pula pada produktifitas karyawan. Diharapkan setiap perusahaan menaruh perhatian lebih terhadap layout kantor demi kelangsungan dan keberhasilan perusahaan.

Kata Kunci : Layout kantor, efektifitas kerja.

Abstract

In this modern era, every company has a distinctive characteristic of his office, one of them is the layout of the office are they used. This study aims to determine the effect of office layout on employee effectiveness. The method used is literature review method. To get a information, there are review and analysis of some references to existing books and journals. The results show that the layout of the office is very influential on the effectiveness of employees. Good and proper office layout arrangement can create a sense of comfort in the office, and it can have an affect to the effectiveness of employees who ultimately have a good impact on employee productivity. It is expected that every company should be pay more attention to the layout of the office for the sake of continuity and success of the company.

Keywords : Office layout, work effectiveness.

PENDAHULUAN

            Pada era modern ini, setiap perusahaan mempunyai ciri khas tersendiri dari kantornya. Ciri khas tersebut dapat dilihat dari desain dan layout kantor yang perusahaan tersebut terapkan. Pentingnya penataan layout atau tata letak ruang kantor tersebut adalah untuk mempengaruhi efektivitas para karyawan yang bekerja. Tak hanya itu, penataan layout kantor yang tepat dan baik dapat memberikan pandangan positif terhadap pengunjung yang menjadi daya tarik tersendiri bagi perusahaan. Pengertian dari layout kantor atau tata letak kantor adalah suatu cara atau kegiatan yang dilakukan untuk menata, menyusun dan menempatkan sesuatu sesuai kegunaannya untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Akan tetapi masih banyak perusahaan yang belum memperhatikan masalah penataan layout yang baik untuk perusahaannya. Hal tersebut dapat dilihat dari adanya beberapa kantor yang tidak memperhatikan struktur gedung yang digunakan, warna cat yang digunakan, luas ruangan kerja, fasilitas-fasilitas di kantor, udara, suhu dan yang lain-lain. Penentuan tata letak tampat kerja, dan peralatan di tempat yang tepat sangatlah berpengaruh bagi efektivitas kerja bagi karyawan.

            Menurut Mariam, dkk. (2014, hlm. 48) bahwa: “Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan kinerja staf di kantor adalah faktor office layout atau tata ruang kantor yang meliputi pengaturan perabotan dan mesin yang digunakan ketika bekerja.”. Pengertian dari Efektivitas itu sendiri adalah suatu tolak ukur yang menyatakan  keberhasilan dari pencapaian yang telah ditentukan baik dalam hal kuantitas, kualitas maupun waktu. Sedangkan pengertian Efektivitas Kerja adalah pencapaian yang telah diperoleh sesuai dengan target yang ditentukan dan ditandai dengan penilaian baik buruknya pelaksanaan, cara melaksanakannya dan biaya yang dikeluarkan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Jadi dapat dikatakan bahwa efektivitas kerja yang ada disuatu perusahaan tergantung kepada waktu penyelesaian pekerjaan tersebut, semakin cepat maka semakin baik efektivitasnya. Dan hal tersebut juga bisa dijadikan tolak ukur suatu perusahaan untuk penilaian apakah perusahaan tersebut berhasil atau tidak.

            Penataan layout selain mempengaruhi efektivitas kerja karyawan dan daya tarik pengunjung. Penataan layout yang baik juga dapat menjadi daya tarik bagi perusahaan lain untuk melakukan kerja sama. Mengapa demikian? Karena perusahaan lain akan menilai seberapa baikkah kita dalam menata layout kantor , dengan begitu maka perusahaan akan mendapatkan citra dan image baik bagi perusahaan lain. Penaataan layout kantor yang baik juga dapat menghemat keuangan perusahaan, arus komunikasi lancar dan pengawasan pun lebih mudah. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penataan layout kantor bukanlah suatu hal yang dianggap sepele, sebab kelancaran suatu perusahaan dapat tergantung pada layout yang digunakannya. Apabila layout kantor tidak tepat, maka akan terhambatnya kelancaran pekerjaan dan juga menggangu efektivitas kerja para karyawan. Mengacu pada hal tersebut, maka penataan layout harus memperhatikan beberapa faktor, antara lain lokasi kantor, warna, udara, suhu, cahaya, suara dan budaya yang ada dilingkunga kantor tersebut. Selain faktor-faktor tersebut, adapun bentuk-bentuk layout kantor yang biasa digunakan, yaitu bentuk terbuka, tertutup dan landscape.

            Dalam pelaksanaannya, penataan layout kantor harus memperhatikan dan mempertimbanghkan tiga hal, yaitu alur kerja, peralatan dan tenaga kerja. Penataan layout kantor dibuat berdasarkan pada alur kerja sehingga pada pelaksanaanya, layout kantor tersebut dapat membantu para karyawannya sehingga dapat bekerja seproduktif mungkin. Kemudian, penentuan lokasi kantor juga sangat berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan. Sebaikmya kantor yang dipilih adalah kantor yang mobilitasnya baik dan mudah juga memili gedung yang masih bagus agar meminimalisir pengeluaran biaya. Maka dari itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah penataan layout kantor yang baik dan tepat dapat berpengaruh terhadap eektivitas karyawan dan juga untuk mengetahui bagaimana menata layout kantor yang baik dan tepat.

PEMBAHASAN

Pengetian Layout Kantor

            Pengertian layout kantor atau tata letak kantor adalah suatu cara atau kegiatan yang dilakukan untuk menata, menyusun dan menempatkan sesuatu sesuai kegunaannya untuk mencapai suatu tujuan secara efektif dan efisien. Penataan tata ruang kantor diterapkan harus sesuai dengan aliran pekerjaan kantor, sehingga penataan layout kantor ini dapat membantu para karyawan dalam pekerjaannya agar bekerja seproduktif mungkin. Penataan layout kantor yang baik dan tepat dapat memberikan rasa kepuasan bagi karyawan dalam menjalankan pekerjaannya dan menimbulkan kesan tersendiri bagi para karyawan. Penataan layout kantor juga dapat dirumuskan sebagai

 penataan perlengkapan dan perabotan kantor yang dibutuhkan secara terperinci sesuai dengan luas bangunan yang tersedia dengan memperhatikan faktor-faktor fisik dan juga dengan biaya yang layak. Maka berdasarkan penjelasan-penjelasan tersebut bahwa penataan layout yang baik, tepat dan efisien dapat menimbulkan rasa nyaman, mempermudah pekerjaan, alur kerja yang mudah dan cepat yang dapat berdampak pada efektivitas dan produktivitas para karyawan sehingga tujuan layout kantor tersebut tercapai.

Tujuan Penataan Layout Kantor

            Penataan layout kantor ini memiliki banyak tujuan, antara lain :

1.      Untuk menciptakan jarak tempuh se pendek-pendeknya pada saat pelaksanaan pekerjaan.

2.      Pekerjaan tata usaha dapat berjalan dengan lancar.

3.      Terpeliharanya kesehatan dan kepuasan karyawan.

4.      Agar pengawasan terhadap karyawan dapat dilaksanakan secara maksimal dan juga memuaskan.

5.      Agar dapat menggunakan ruangan secara menyeluruh tanpa adanya ruangan yang kosong dan tidak berguna, sehingga penggunaannya efisien untuk keperluan para karyawan.

6.      Untuk mendapatkan kesan positif bagi para pengunjung, baik dari pengunjung biasa maupun dari perusahaan lain.

7.      Penataan tempat kerja yang fleksibel sehingga dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan lebih mudah untuk diubah.

8.      Untuk memperlancar arus komunikasi antar karyawan, antar pimpinan ataupun antara pimpinan dan karyawan.

9.      Meminimalisir kebisingan

10.  Menciptakan rasa nyaman, keleluasaan kerja dan kepuasan para karyawan dalam bekerja.

11.  Pengoptimalan lahan, perlengkapan, perabotan dan mesin-mesin yang ada di kantor.

12.  Memudahkan perluasan kerja dimasa yang akan datang.

Persyaratan Kantor

            Sebelum memulai penataan layout kantor, sebaiknya kita harus mengetahui persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah kantor. Paa umumnya setiap kantor memiliki persyaratan yang berbeda-beda berdasarkan dari keputusan dan peraturan ang dikeluarkan. Seperti contoh pada peraturan menurut Kementrian Pekerjaan Umum dengan nomor SK 29/PRT/M/2006 yang berisi tentang penitikberatan sebuah kantor pada bentuk fisik bangunan, sarana prasarana kantor dan penyesuaian dengan tata ruang kota berbeda dengan ketentuan yang dikeluarkan oleh Kementrian Tenga Kerja No. 7  Tahun 1964 mengenai syarat-syarat kantor harus meliputi kesehatan, kenyamanan, kebersihan serta penerangan pada tempat kerja. Dalam penataan kantor inilah seorang manajer kantor sangat berperan dalam menyesuaikan peraturan dan persyaratan yang berlaku sesuai dengan kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

            Sangat tidak baik apabila seorang manajer menyerahkan penataan layout kantor sepenuhnya kepada kontraktor, karena belum tentu sesuai dengan keadaan dan kebutuhan para karyawan diperusahaan tersebut. Maka dengan begitu, tujuan dari penataan layout kantor untuk meningkatkan produktifitas dan efektivitas kerja karyawan tidaklah tercapai, bahkan akan menjadi pemborosan bagi perusahaan tersebut.

            Selain hal itu, adapun persyaratan kantor yang lain yang bersifat umum dan khusus, diantaranya adalah :

a.       Syarat Utama (Primer)

      Syarat-syarat ini merupakan syarat utama yang harus dimiliki oleh sebuah kantor, antara lain :

1.      Memiliki ruangan kerja.

2.      Memiliki alat komunikasi seperti telephone, fax, internet.

3.      Memiliki perabotan kantor.

4.      Memiliki ATK.

5.      Memiliki ruangan tamu.

6.      Memiliki prasarana yang baik seperti operasionaal books, SOP, aturan-aturan yang mengatur pekerjaan tata usaha, prosedur, atau juklak.

b.      Syarat Pendukung (Sekunder)

      Selain persyaratan utama, kantor juga memiliki beberapa persyaratan pendukung untuk melaksanakan kegiatan dikantor, antara lain:

1.      Memiliki alat-alat kesehatan seperti P3K.

2.      Memiliki penerangan yang baik dan cukup.

3.      Memiliki ventilasi yang cukup

4.      Memiliki suhu udara yang baik.

5.      Memiliki keamanan yang tinggi, baik itu kontruksi bangunan maupun karyawan.

6.      Terjaganya kebersihan.

7.      Adanya toilet yang cukup.

8.      Memiliki bacaan di tuangan tunggu.

9.      Mempunyai struktur organisasi.

10.  Tersedianya air minum dan washtafel atau tempat pencuci tangan.

Manfaat Penataan Layout yang Baik

            Penataan layout yang baik tentunya memiliki manfaat, baik itu manfaat bagi perusahaan itu sendiri, bagi karyawan maupun bagi pihak lain. Manfaat-manfaat tersebut diantaranya adalah :

1.      Menghemat tenaga dan waktu para karyawan.

2.      Menciptakan kelancaran kerja.

3.      Penggunaan lahan seefisien mungkin sehingga dapat dipergunakan untuk kepentingan yang lain-lainnya.

4.      Meminimalisir terganggunya karyawan di suatu bagian oleh karyawan bagian lain atau oleh publik yang sedang mengunjungi bagian tertentu.

5.      Dalam pelaksanaan kerja, akan lebih mudah untuk mengontrol alur kerja karyawan.

6.      Para pimpinan dapat lebih mudah mengontrol para karyawannya.

Penentuan Lokasi Kantor

            Sebelum menentuan penataan layout kantor, seorang manajer kantor sebaiknya harus menentukan terlebih dahulu lokasi kantor yang akan digunakan. Dalam menentukan lokasi kantor, seorang manajer harus menentukan faktor-faktor yang dibutuhkan oleh perusahaan, dan alangkah lebih baiknya seorang manajer melibatkan pihak-pihak yang paham akan hal penataan layout kantor seperti pimpinan, supervisior, asosiasi dan lain-lain. Dalam penentuan lokasi kantor hendaknya memperhatikan dan mempertimbangkan beberapa faktor seperti corak gedung, fasilitas, letaknya apakah strategis atau tidak, lingkungan, biaya, flexibilitas ruangan, penerangan dan ventilasi, suhu, kebersihan, dan suara. Secara singkatnya dapat ikatakan bahwa dalam penentuan lokasi perusahaan harus mempertimbangkan 3 hal yang mencakup keuangan, operasional dan karyawan.

            Setelah menentukan lokasi kantor, maka hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah memilih lokasi-lokasi yang cocok untuk dijadikan kantor. Ada 2 metode dalam pemilihan lokasi kantor tersebut, yaitu pemilihan berdasarkan metode bobot atau nilai, dan pemilihan berdasarkan metode perbandingan biaya.

a.       Metode Bobot atau Nilai

      Dalam metode ini, ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain :

Ø  Menentukan faktor-faktor penting.

Ø  Penilaian oleh pihak yang menentukan terhadap faktor-faktor yang telah dipilih. setiap faktor diberi rentang nilai, yang bobot nilai akhirmya sebesar 100.

Ø  Penentuan bobot nilai diambil dari nilai rata-rata setiap faktor atau variable sesuai banyaknya orang yang menilai.

Ø  Total skor masing-masing orang sebesar 100.

Ø  Lakukan penilaian kembali terhadap gedung-gedung yang dipilih tersebut.

Ø  Bobot yang terbesarlah yang nantinya akan dipilih.

b.      Metode Biaya

      Pada metode biaya ini, penilaian dititik beratkan pada perkiraan biaya yang akan digunakan pada lokasi yang dipilih. cara penilaian berdasarkan metode biaya dengan cara :

Ø  Menghitung perkiraan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk calon lokasi-lokasi yang terpilih.

Ø  Pembiayaan dikelompokkan atas 3 bentuk, yaitu Material cost (direct, indirect), Labor cost (direct, indirect), Overhead cost.

Ø  Lalu masukan perkiraan-perkiraan tersebut pada label yang disediakan.

Ø  Biaya terendahlah yang nantinya akan dipilih.

Jenis-Jenis Kantor

            Kantor memiliki beberapa jenis yang dibagi berdasarkan aktivitas kantornya. Jenis kantor dibagi menjadi 3, antara lain:

·         Kantor Pusat, yaitu kantor yang aktivitas utamanya bersatu dalam satu gedung atau satu lokasi yang sama.

·         Kantor Cabang, yatu sebuah gedung atau kantor yang jaraknha jauh dari aktivitas utama perusahaan tersebut.

·         Campuran, yaitu sebagian kantor yang aktivitas utama perusahaannya bersatu, dan sebagian lagi terdapat di pusat-pusat yang jauh dari aktivitas utama kantor dan juga berbeda lokasi.

Bentuk-bentuk Layout Kantor

            Ada 3 bentuk layout kantor, diantaranya layout terbuka, layout tertutup dan layout landscape atau gabungan.

1.      Layout Terbuka

      Layout terbuka adalah bentuk kantor dimana tidak adanya penghalang atau pembatas antara tempat kerja karyawan dengan karyawan yang lainnya, sehingga pada pelaksanaan kerja para karyawan dapat saling berkomunikasi dengan mudah, saling mengawasi, bersosialisasi dan dapat menggunakan peralatan atau perabotan kantor secara bersama sama.

      Untuk layout kantor terbuka biasanya dibutuhkan lahan atau bangunan yang luas dengan jumlah karyawan yang banyak. Bentuk dari layout terbuka ini bisa berbentuk seperti kelas, atau saling berhadap-hadapan di meja yang besar. Itu semua dapat diatur sedemikan rupa selama tidak ada sekat yang memisahkan antara karyawan satu dengan yang lainnya. Berikut adalah beberapa contoh dari layout terbuka :

      Dari gambar diatas, dapat disimpulkan bahwa layout kantor terbuka adalah bentuk layout dimana antar karyawan tidak dipisahkan atau dihalangi oleh sekat-sekat, dan bentuknyapun dapat disesuaikan dengan ruangan yang ada dan kebutuhan karyawan. Contoh kantor yang menggunakan layout terbuka adalah Bank di bagian teller, customer service, kantor pos, dll.

2.      Layout Tertutup

      Layout tertutup adalah bentuk kantor dimana setiap karyawan memiliki ruangan-ruangan tersendiri yang dibatasi oleh sekat-sekat atau tembok yang terdiri dari beberapa kamar-kamar yang tertutup. Adanya penyekat atau bentuk kamar-kamar ini disebabkan oleh keadaan gedung yang terdiri dari kamar-kamar atau bisa juga karena sifat suatu pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi sehingga membutuhkan ruangan tersendiri. Seperti ruangan untuk karyawan bidang keuangan, untuk arsitektur, Teknisi IT, Teknik sipil, Teknik mesin, dan yang lain-lainnya. Bentuk layout yang berkamar-kamar ini juga bertujuan agar setiap karyawan atau bagian memiliki privasinya tersendiri sehingga karyawan atau pihak lain tidak dapat dengan mudah mengakses kepentingan karyawan atau bagian tersebut.

      Keuntungan dari layout kantor tertutup ini yaitu menjaga privasi karyawan, bekerja tanpa terhambat gangguan, meningkatkan kreatifitas karyawan, meminimalisir terjadinya gosip antar karyawan, bersaing degan sehat, meningkatkan konsentrasi, mengurangi kebisingan, dan meningkatkan produkifitas. Akan tetepi dalam penggunaan layout bentuk ini tak lepas dari kekurangan, antara lain yaitu perlunya memiliki ruangan yang sangat luas karena bentuknya yang berkamar-kamar sehingga akan memakan cukup ruang, karyawan sulit diawasi, komunikasi antar karyawan akan berkurang, biaya yang dibutuhkan akan lebih besar, kemungkinan karyawan berperilaku negative, tidak lancarnya arus komunikasi, dan tingkat kemalasan meningkat.

      Berikut adalah contoh dari bentuk layout tertutup :

3.      Layout Lanscape

      Layout kantor landscape adalah suatu bentuk kantor yang didesaign hampir mirip dengan layout terbuka, hanya saja pada layout landscape diberi sekat atau pembatas yang berukuran sekitar 1m -1,5m antara karyawan satu dengan yang lainnya sehingga antar karyawan masih bisa berkomunikasi dan bisa melihat karyawan lain tanpa terhalang sekat yang berkamar-kamar. Layout kantor landscape ini dibuat untuk meminimalisir kekurangan yang ada di layout kantor terbuka dan layout kantor tertutup, sehingga layout kantor ini merupakan perpaduan dari kelebihan keduanya. Pada layout landscape ini, penataan meja kantor disusun berdasarkan kelompok kerja dan secara individual. Semua karyawan dikelompokan sesuai bagian-bagian dan tugasnya. Kantor yang menggunakan layout landscape diantaranya call center, ruangan dosen, dll.

      Berikut adalah contoh dari bentuk layout landscape :

Prinsip-Prinsip dalam Penataan Layout Kantor

      Dalam penataan layout kantor, ada beberapa prinsip atau pedoman yang harus diperhatikan antara lain :

1.      Penataan layout kantor dirancang agar pada pelaksanaannya seuatu pekerjaan menempuh alur atau jarak sependek-pendeknya.

2.      Kegiatan kantor harus berjalan selancar mungkin.

3.      Seluruh ruangan di kantor digunakan seefektif dan seefisien mungkin untuk kepentigan pekerjaan.

4.      Ruangan kerja yang bersifat flexible.

5.      Bagian yang sering dikunjungi tamu, maka lokasinya harus ditempatkan didekat pintu utama atau ditempat yang mudah dikunjungi agar tidak mengganggu kelangsungan kerja karyawan yang lainnya.

6.      Bagian atau orang-orang yang memiliki kepentingan yang sama dan saling berhubungan, maka harus dikelompokan menjadi sat atau saling berdekatan.

7.      Bagian ketatausahaan perusahaan alangkah baikya ditempatkan ditengah-tengah agar dapat terjangkau oleh semua bagian.

8.      Pekerjaan yang menghasilkan suara yang berisik sebaiknya ditempatkan ditempat yang jauh dari bagian-bagian lain.

9.      Ruangan pimpinan sebaiknya ditempatkan dekat dengan para bawahannya agar mempermudah dalam pengawasan.

10.  Perlu adanya lorong utama yang digunakan sebagai jalan untuk lalu lintas di perusahaan tersebut yang memiliki lebar minimal 1,2m, lorong tambahan yang lebarnya sekitar 0,9m, dan lebar antar meja minimal 0,6-0,9m agar memiliki cukup ruang untuk kursi.

Penyusunan Meja Kerja

            Penyusunan meja kerja sangatlah penting, tetapi penyusunan tu sendiri harus bergantung pada bentuk layout apa yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Ada beberapa bentuk meja kerja yang dapat disusun, diantaranya adalah :

-        Bentuk Kelas, dimana semua karyawan duduk dimeja kantor yang penataannya mirip dengan meja-meja yang ada dikelas dimana setiap karyawan membelakangi karyawan lainnya.

-        Bentuk L, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf L.

-        Bentuk U, dimana meja kerja para karyawan disusun seperti huruf U.

-        Selain bentuk-bentuk tersebut, meja kerja juga dapat dirancang sekreatif mungkin dengan bentuk apapun, bisa saja berbentuk huruf T, meja bundar, atau yang lainnya.

Penyusunan Meja Meeting

            Selain penyusunan meja kerja, adapula penyusunan meja meeting yang tak kalah pentingnya dengan penyusunan meja kerja. Penyusunan meja meeting ini bertujuan agar terciptanya kenyamanan bagi sesorang yang sedang melaksanakan meeting. Ada beberapa bentuk dari penyusunan meja meeting, antara lain :

-        Bentuk U

-        Bentuk Bundar

-        Bentuk V

-        Bentuk Seperti Panggung Bioskop, bentuk setengah bundar, bentuk kelas, dan bentuk perahu.

Penyebab Penataan Ulang Layout Kantor

            Setiap perusahaan ada kalanya melakukan perubahan ulang pada layout kantornya. Ada beberapa hal yang menjadi alasan untuk melakukan hal tersebut, diantaranya :

1.      Berkurang atau bertambahnya karyawan di perusahaan yang bersangkutan.

2.      Adanya penambahan, penggantian, atau pengurangan perabor=t dan perlengkapan kantor lainnya.

3.      Adanya perubahan fungsi baik kualitas maupun kuantitasnya.

4.      Adanya perubahan pada proses kerja suatu bagian di perusahaan.

5.      Bisa jadi dikarenakan layout yang sedang digunakan sudah lama tidak diubah.

            Peninjauan ulang pada layout kantor ini perlu dilaksanakan. Peninjauan itu sendiri dilakukan sekitar 2-3 tahun lamanya. Alangkah baiknya jika perubahan layout kantor tidak sering dilakukan, karena hal tersebut cukup memakan waktu dan biaya.

Faktor yang Mempengaruhi Kondisi Kantor

            Ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kondisi kantor, seperti cahaya, suhu, udara, warna, corak gedung, suara, hingga budaya yang ada di kantor tersebut. Semua hal itu harus diperhatikan oleh pihak perusahaab demi terciptanya kondisi kantor yang baik, aman, dan nyaman. Berikut adalah penjelasan dari faktor-faktor tersebut :

a.       Cahaya

      Pencahayaan yang cukup dan tepat di suatu ruangan dapat membantu para karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya, pencahayaan yang baik dan tepat pul dapat mengurangi kelelahan mata para karyawan dan memberikan efek nyaman bagi karyawan yang melakukan pekerjaannya. Sumber cahaya terdapat dari dua sumber, yaitu sumber alami dan buatan.

      Sumber cahaya alami didapatkan dari cahaya matahari, sedangkan cahaya buatan didapatkan dari hasil buatan manusia, seperti lilin, lampu, dll. Cahaya buatan memiliki 3 jenis, yaitu cahaya langsung, cahaya tidak langsung, dan cahaya setengah tak langsung.

      Ciri-ciri dari pencahayaan yang baik diantaranya adalah intensitas cahaya yang cukup atau terang, cahaya yang digunakan tidak menyilaukan mata para karyawan, kontrasnya tidak tajam, pencahayaan merata ke seluruh ruangan tanpa ada bayangan atau berkedip-kedip, dan tidak menimbulkan getaran atau cahaya yang bergelombang.

      Penggunaan cahaya di setiap ruangan berbeda-beda tergantung pada fungsi dari ruangan itu sendiri. Pencahayaan yang digunakan untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrai yang sederhana seperti loby, resespsionis, toilet, lorong, dan tangga dapat menggunakan lampu sebesar 5-10 watt saja. Untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrasi yang agak tajam seperti ruangan arsip, ruangan meeting, ruang pustaka sebaiknya menggunakan lampu sebesar 40-50 watt. Untuk ruangan yang membutuhkan pengelihatan dan konsentrasi yang lebih tajam seperti ruangan tulis, ruangan baca, ruangan surat menyurat menggunakan lampu berukuran 50-70 watt. Dan untuk ruangan yang memiliki tingkat pengelihatan dan konsentrasi yang sangat tajam serta tulisan atau huruf yang kecil seperti ruangan gambar, ruangan keuangan, ruang perencanaan, alangkah baiknya jika menggunakan lampu berukuran 100 watt.

b.      Warna

      Warna sangat berpengaruh bagi emosional seseorang. Setiap warna memiliki efek emosional yang berbeda-beda. Warna yang tepat dapat memberikan rasa nyaman kepada para karyawan dan bisa juga meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja karyawan. Warna ini dibagi menjadi 3 kelompok dasar, yaitu :

·      Merah, yang dapat memberikan kesan panas, gejolak, semangat, dan gigih. Maka warna ini dapat digunakan untuk membangkitkan semangat karyawan dalam bekerja.

·     Kuning, dapat memberikan kesan kehangatan seperti matahari, gembira, riang, dan dapat menghilangkan perasaan tertekan pada karyawan. Penerapan warna ini sangat cocok untuk diterapkan di ruangan yag tidak mendapatkan cahaya matahari dan diruangan yang karyawannya melakukan pekerjaan dibawah tekanan sehingga menimbulkan kesan riang dan gembira saat bekerja.

·   Biru, adalah warna yang menimbulkan kesan tenang, tentram, dan nyaman. Warna ini cocok untuk digunakan diruangan yang membutuhkan konsentrasi yang tinggi agar dapat menimbulkan kesan tenang, mengurangi ketegangan otot, dan mengurangi stress. Akan tetapi, penggunaan warna biru yang berlebihan dapat juga menimbulkan rasa tertekan bagi para karyawan tersebut. Jadi sebaiknya gunakanlah warna biru secukupnya, atau bisa di padukan dengan warna lainnya.

      Pemantulan cahaya yang dipantulkan oleh warna berbeda-beda. Warna yang persentase pemantulan cahayanya paling tinggi yaitu warna putih sebesar 86%, dan persentase pemantuan cahaya paling rendah yaitu warna hijau tua dengan persentas sebesar 10%. Apabila penerapan warna pada ruangan kurang tepat, maka akan berdampak bagi kesehatan para karyawan, bisa jadi kesehatan fisik, kesehatan mata ataupun kesehatan mentalnya.

c.       Udara

      Kondisi fisik para karyawan dapat dipengaruhi oleh udara di sekitarnya karena udara merupakan faktor yang mempengaruhi rasa nyaman para karyawan. Suhu udara yang baik bagi tubuh untuk bekerja yaitu berkisar 20^oC – 25^oC. Apabila karyawan kurang mendapatkan udara, maka hal tersebut akan memicu terjadinya stress pada karyawan.

      Udara tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, diantaranya adalah:

-    Pembuatan ventilasi udara yang cukup sehingga sirkulasi udara dari ruangan ke luar ruangan dapat berjalan baik dan lancar.

-     Penggunaan kipas angina untuk membantu kelancaran sirkulasi udara diruangan kerja.

-     Pemasangan AC ataupun penghangat ruangan.

-   Pemakaian pakaian kerja yang tepat juga dapat berpengaruh terhadap keberlangsungan kerja karyawan. Pakailah pakaian sesuai dengan suhu udara dilingkungan kerja.   

d.      Suara

      Suara adalah hal yang sangat berpengaruh terhadap pendengaran para karyawan, telebih jika suara tersebut menimbulkan kebisingan. Hal tersebut dapat mengganggu pendengaran dan mengganggu konsentrasi para karyawan sehingga menimbulkan rasa kurang nyaman yang dapat berpengaruh terhadap efektifitas dan produktifitas karyawan. Hal tersebut juga dapat memicu perasaan stress pada karyawan.

      Suara bising tersebut dapat dikendalikan dengan beberapa cara, seperti :

Ø  Penggunaan design ruangan yang dapat meredam suara, seperti penggunaan karpet, penggunaan lantai kayu, penggunaan lapisan dinding dari bahan kayu atau melapisinya dengan kain dan busa-busa, membuat langit-langit dari bahan kayu, dan lain-lain.

Ø   Penempatan peralatan kantor yang menimbulkan suara gaduh di tempat yang jauh dari bagian atau unit lainnya juga ditempatkan ditempat yang telah memiliki peredam suara, sehingga tidak mengganggu aktivitas para karyawan lainnya.

Ø   Gunakanlah perabotan yang terbuat dari bahan yang mampu meredam suara, seperti kayu, kain dan lain-lain.

e.       Budaya

      Budaya adalah sebuah perilaku atau kebiasaan yang turun temurun dan juga berkembang disuatu lingkungan tertentu yang ada dalam lingkungan kerja, lingkungan bermain atau lingkungan keluarga. Budaya dalam bekerja biasanya terbentuk oleh kebersamaan, namun dapat juga berawal dari pimpinan yang didukung oleh bawahannya. Contoh dari budaya misalnyam budaya ramah, tepat waktu, rapih dalam bekerja maupun berpakaian, menjaga kebersihan, dan lain-lain.

      Dalam lingkungan kerja, perlu adanya penciptaan budaya yang baik, sehat, nyaman, ramah, dan demokrasi. Terciptanya budaya tersebut dipengaruhi oleh elemen-elemen yang ada di perusahaan tersebut. Budaya juga akan sangat berpengaruh kepada efektivitas dan produktifitas para karyawan, karena jika budaya di perusahaan tersebut tidak baik maka akan berdampak pada mental dan kenyamanan karyawan. Sehingga penciptaan budaya yang baik harus dilaksanakan oleh seluruh elemen atau pihak-pihak yang ada di perusahaan tersebut.

KESIMPULAN

            Dari hasil pembahasan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan bahwa efektivitas kerja karyawan dapat dipengaruhi oleh salah satu faktor yaitu layout kantor yang digunakan dalam perusahaan.  Penataan layout kantor yang baik dapat memberikan pengaruh yang besar terhadap efektivitas karyawan dalam bekerja. Tak hanya itu, layout kantor juga dapat memberikan kesan positif dari pihak lain. Suasana kantor yang nyaman, tenang dan menyenangkan dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan  yang nantinya juga akan berpengaruh terhadap produktifitas  kerja.  Penerapan bentuk layout yang tepat harus mempertimbangkan beberapa hal, seperti lokasi kantor,  luas ruangan, cahaya, warna, suhu, suara dan budaya yang ada di kantor. Selain itu, mempertimbangkan prinsip-prinsip penataan layout juga merupakan hal yang penting yang harus dilakukan untuk menciptakan layout kantor yang baik.

            Oleh karena itu diharapkan setiap perusahaa menaruh perhatian lebih terhadap penataan layout kantor demi kelangsungan perusahaan dan demi terciptanya efektifitas dan produktifitas kerja karyawan. Semakin baik perencanaan dan pelaksanaanya, maka efektivitas dan produktifitas karyawan pun akan  meningkat lebih baik.   Tidak hanya itu, penataan layout yang baik pun  dapat memberikan kontribusi yang baik untuk perusahaan, baik itu secara kuantitas, kualitas maupun waktu.

DAFTAR PUSTAKA

Anggraeni, W., & Yuniarsih, T. (2017). Dampak Tata Ruang Kantor Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Dinas Pendidikan Kota Bandung. JurnalPendidikan Manajemen Perkantoran, I, 1-8.

Ardhya, R. (2016). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Karyawan PT. Tempo Group Cabang Surabaya 2 . 1-15.

Armiati. (2015). Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Melalui Penataan Layout Kantor . 334-343.

Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung : CV Akbar Limas Perkasa.

Dawati, M. R. (2012). Pengaruh Tata Ruang Kantor dan Gaya Kepemimpinan Terhadap Semangat Kerja Pegawai di Kantor Badan Kepegawain Daerah (BKD) Kabupaten Sijunjung. 1-9.

Evianty, F. (2009). Manajemen Perkantoran. Bandung: PKN LPKI.

Ford, R. (1990). Manajemen Perkantotan Modern. Jakarta: Bina Putra Aksara.

Gie, T. L. (2009). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Laksmi, & dkk. (2008). Managemen Perkantoran Modern. Jakarta : Penaku.

Moekijat. (2002). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Moekijat. (2002). Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.

Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran Paradigma Baru. Bandung : Alfabeta.

Sedamaryanti, & dkk. (2014). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi Sosial Kota Cimahi. Jurnal Ilmu Administrasi, XI, 501-510.

Sedarmayanti. (2001). Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: CV Mandar Maju.

Sukoco, B. M. (2007). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga.

Suratno, A., & Yuana , M. (2014). Pengaruh Penataan Layout Kantor Terhadap Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Umum Dan Kepegawaian Pada Dinas Perindustrian Dan Perdagangan Propinsi Jawa Tengah. 22, 74-82.